はじめに：昨日の「なぜ」から、今日の「どうやる」へ
昨日の記事では、共有メールアドレスの管理をチームで行う「共同トレイ」のメリットについて解説しました。本日はその実践編として、具体的な設定方法を図を交えて分かりやすくご紹介します。この設定は、Google Workspaceの管理者権限を持つ方が行う必要があります。
STEP 1：Google管理コンソールで「グループ」を作成する
共同トレイの正体は、「Googleグループ」という機能の一種です。まずはその器を作りましょう。
- Google管理コンソール（admin.google.com）にログインします。
- 左側のメニューから「ディレクトリ」>「グループ」へと進みます。
- 画面上部にある「グループを作成」をクリックします。
STEP 2：グループの基本情報を入力する
次に、作成するグループ（共同トレイ）の名前やメールアドレスを決めます。
- 名前：グループの目的がわかる名前を付けます。（例：顧客対応チーム、受注窓口）
- 説明：どのようなメールを扱う場所か、簡単な説明を記入します。
- グループのメールアドレス：お客様からメールを受け取るアドレスを設定します。（例：info@yourcompany.com, support@yourcompany.com）
- オーナー：このグループ設定を管理する人を指定します。（通常は管理者でOKです）
STEP 3：【最重要】グループの種類を「共同トレイ」に設定する
ここが最も重要なポイントです。「ラベル」セクションで、このグループをどのような種類として使うかを設定します。
- 「共同トレイ」のチェックボックスをオンにします。
このチェックを入れることで、ただのメーリングリストではなく、担当者の割り当てやステータス管理ができる、特別な受信トレイ（共同トレイ）として機能するようになります。
STEP 4：アクセス設定とメンバーの追加
誰がこの共同トレイを使えるようにするかを設定します。
- アクセス設定：「外部からの投稿を許可」にチェックを入れないと、お客様（社外のメールアドレス）からのメールを受信できません。必ずチェックを入れましょう。
- メンバーを追加：「info@」宛のメールを一緒に管理したいメンバー（例：営業部の全員、サポート担当者）を「グループメンバー」として追加します。
- 設定が完了したら、「グループを作成」ボタンを押して完成です。
STEP 5：実際に使ってみよう！
設定が完了したら、メンバーはGoogle Groups（groups.google.com）にアクセスすると、作成した共同トレイを閲覧できます。Gmailの受信トレイとは別の場所なので注意してください。
- 新しい問い合わせが届くと、トレイにタスクとして表示されます。
- メールを開き、「自分に割り当てる」をクリックすれば、他のメンバーに自分が対応中であることが伝わります。
- 返信が完了したら、「完了としてマーク」を押せば、対応済みとなり一覧から消えます。
まとめ：ツールは“設定”してからがスタート
共同トレイは、設定自体はそれほど難しくありません。しかし、その真価は、チームで「どのようなルールで運用していくか」をしっかりと決めて初めて発揮されます。
私たちセイユーネットワークシステムは、このような技術的な設定代行はもちろんのこと、お客様の業務に最適な運用ルールの設計や、チームへの定着支援といった、導入後の「活用」フェーズまでを強力にサポートいたします。設定で迷われたり、より高度な使い方を知りたい場合は、いつでもお気軽にご相談ください。
