はじめに：「そのフォルダ、本当の“オーナー”は誰ですか？」
Googleドライブでファイル共有はしている。しかし、その大元のフォルダは、営業部長の「マイドライブ」の中に作られていないでしょうか？この**「マイドライブ（個人の所有物）」を起点とした共有**こそが、中小企業が陥りがちな、最も危険なワナです。もし、その営業部長が退職したら…？会社は、そのフォルダと中にある全てのファイルへのアクセス権を失うか、最悪の場合、データごと削除されてしまうかもしれません。
なぜ、「マイドライブ」での共有は危険なのか？
「マイドライブ」は、あくまで個人の所有領域です。そこにあるファイルの所有権は、作成した「個人」にあります。これを会社で使うと、深刻な問題が発生します。
- データが「人質」になる：ファイルのオーナー（所有者）は、そのファイルをいつでも削除し、共有を解除できます。会社の最重要データが、一社員の操作一つで消し飛ぶリスクを常に抱えています。
- 退職時にデータが“消える”：退職者のアカウントを削除すると、その人がオーナーだったファイルは、共有されていたとしても、すべて一緒に削除されます。会社の知的資産が、文字通り“消滅”するのです。
- 権限管理が“地獄”になる：新しいメンバーが入社するたびに、無数の関連フォルダやファイルに、一つ一つ手作業で共有設定を追加しなければならず、必ず漏れが発生します。
解決策：はじめから「会社の金庫」＝“共有ドライブ”に入れる
Google Workspace（Business Standardプラン以上）には、この問題を根本から解決する「共有ドライブ」という機能があります。これは、「マイドライブ」とは全くの別物です。
「共有ドライブ」に保存されたファイルやフォルダは、作成者個人ではなく、そのドライブの「チーム（＝会社）」が所有者となります。
- 【メリット１】退職者が出ても、ファイルは100%会社に残る
これが最大のメリットです。従業員がチームから抜けたり、アカウントを削除したりしても、ファイルは「会社のもの」として、共有ドライブに残り続けます。データの所有権が個人から会社に移る、最も重要な機能です。 - 【メリット２】新メンバーは、即座に全情報へアクセス
新しいメンバーは、その「共有ドライブ」に参加するだけで、ドライブ内にある全てのフォルダやファイルに即座にアクセスできます。一つ一つのフォルダを共有し直す手間は、もうありません。 - 【メリット３】より強力な“統制”
「閲覧はできるが、ダウンロードは禁止」「編集はできるが、フォルダの移動は禁止」といった、マイドライブよりも詳細で強力な権限管理が可能になり、内部からの情報漏洩リスクを低減します。
（セイユー独自の視点）“共有ドライブ”こそが、DXの「地盤」です
私たちセイユーネットワークシステムは、お客様のDXを支援する際、まずこの「共有ドライブ」による情報管理の基盤整備からご提案します。なぜなら、この“地盤”が固まっていなければ、その上でAppSheetを動かそうと、Gemini AIで分析しようと、いずれ情報が分断され、うまくいかなくなるからです。
会社の「知的資産」を、個人の善意に任せる不安定な状態から、会社が永続的に管理・活用できる“本物の資産”へと変える。それこそが、DXの真の第一歩です。「うちのフォルダ構成、どう見直せばいい？」そう思われたら、ぜひ一度、私たちにご相談ください。最適な“デジタル金庫”の設計図を、一緒に描きましょう。
