はじめに：あなたの会社のIT資産、最後に棚卸ししたのはいつですか？
「新入社員用のPC、余っているはずだけど、どこにある？」「Aさんが使っていたモニター、返却された？」会社のPC、スマホ、ソフトウェアライセンスといったIT資産。その管理を、年に一度更新されるかどうか分からない、古いExcelファイルに頼っていませんか？正確な資産管理は、無駄なITコストの削減と、セキュリティリスクの低減に直結する、重要な経営課題です。
Excel資産管理台帳の“限界”
- 情報が更新されない：PCの移動や貸し出しがあるたびに、わざわざExcelファイルを開いて更新するのは面倒なため、誰もやらなくなり、実態と台帳がかけ離れていく。
- 棚卸しが一大イベントに：年に一度、全社員のPCを見て回り、シールを貼って、Excelに手入力…。そんな骨の折れる作業に、何時間も費やしている。
- “誰が何を使っているか”が不明確：退職者が使っていたPCがどこにあるか分からず、新しいPCを余分に購入してしまう。
AppSheetが、資産管理を“日常業務”に変える
AppSheetを使えば、IT担当者だけでなく、全社員が参加できる、シンプルでリアルタイムな資産管理アプリを構築できます。
- 【準備】QRコードで、すべての資産に“ID”を
まず、管理したいPCやモニター、周辺機器などに、一つ一つユニークなQRコードを印刷したシールを貼り付けます。これが、それぞれの資産の「マイナンバー」になります。 - 【貸出・返却】スマホで“ピッ”とスキャンするだけ
社員がPCを借りる時、IT担当者はスマホのAppSheetアプリを起動。QRコードをスキャンし、利用者をリストから選択するだけで、貸出記録は完了。返却時も同様です。もう、Excelへの手入力は必要ありません。 - 【棚卸し】各自が自分のPCを“ピッ”とするだけ
年に一度の棚卸しも、やり方が変わります。全社員に「自分のPCのQRコードをスキャンしてください」と依頼するだけ。アプリが自動で「誰が、どのPCを、いつスキャンしたか」を記録するため、IT担当者が社内を歩き回る必要はなくなります。 - 【見える化】いつでも最新の資産状況をダッシュボードで確認
アプリに蓄積されたデータは、リアルタイムでグラフ化されます。「現在貸出中のPCは何台か」「購入から5年以上経過したPCはどれか」といった情報が、いつでも一目で分かります。
まとめ：資産管理は、コスト削減の第一歩
正確な資産管理は、不要なIT機器の購入を防ぎ、ソフトウェアライセンスの過不足を最適化し、紛失や盗難によるセキュリティリスクを低減させます。AppSheetは、そのための最も手軽で効果的なツールです。
私たちセイユーネットワークシステムは、お客様の管理したい項目に合わせた最適なアプリの設計から、QRコードの活用方法、そして現場への定着まで、ハンズオンでサポートいたします。
