はじめに：見えない「ゴミ」が、会社の成長を重くする
12月に入り、オフィスの大掃除を計画されている企業様も多いと思います。しかし、机や床はピカピカになっても、会社の心臓部である「Google Workspace」の中身が散らかったままでは、本当の意味で新年を迎える準備ができたとは言えません。不要なファイル、使われていないアカウント、放置された共有設定…。これらは単なる「ゴミ」ではなく、情報漏洩リスクや無駄なコストを引き起こす「負債」です。
手順１：共有の「危険」を捨てる（外部共有の棚卸し）
最も優先すべきはセキュリティです。プロジェクトが終わった後も、社外のパートナーや取引先にファイルを共有したままになっていませんか？
- チェック方法：Googleドライブの検索バーで `to:（外部のメールアドレス）` を入力するか、共有ドライブのメンバー一覧を確認します。
- アクション：不要になった外部共有は、迷わず解除しましょう。「リンクを知っている全員」という設定は特に危険です。特定の相手だけに制限するか、共有をオフにします。
手順２：容量の「無駄」を捨てる（ストレージのダイエット）
「ストレージ容量が一杯です」という警告が出てから対応するのではなく、能動的に整理しましょう。不要なデータに保管コストを払う必要はありません。
- チェック方法：ドライブのストレージ使用量ページ（drive.google.com/settings/storage）を開くと、容量を食っている巨大なファイル順に一覧表示できます。
- アクション：数年前に退職した社員が残したプライベートな写真や動画、重複したバックアップデータなどは、削除するか、より安価なアーカイブストレージ（Google VaultやGoogle Cloud Storage）へ移動させます。
手順３：アカウントの「幽霊」を成仏させる（ライセンスの適正化）
退職者のアカウントや、テストで作ったまま放置されているアカウントに、毎月ライセンス料を払い続けていませんか？
- チェック方法：管理コンソールの「ユーザー一覧」で「最終ログイン日時」を確認します。3ヶ月以上ログインがないアカウントは要注意です。
- アクション：退職者のアカウントは、データをアーカイブ（Vaultなど）した上で削除または「アーカイブユーザー」ライセンスに切り替えます。これで、来期のITコストを確実に削減できます。
まとめ：デジタル大掃除は、最強の「厄払い」
デジタルの整理整頓は、物理的な掃除以上に、会社の生産性と安全性を高める効果があります。きれいさっぱり整理された環境で、気持ちよく2026年のスタートダッシュを切りませんか？
「どこから手をつけていいか分からない」「全社の設定を一括でチェックしたい」という場合は、私たちセイユーネットワークシステムにご相談ください。管理コンソールを使った診断や、セキュリティ設定の総点検をサポートいたします。
