はじめに：休み明け、メールボックスを見るのが怖くないですか？
いよいよ年末年始。ゆっくり休みたいところですが、「取引先から緊急の連絡が来ていたらどうしよう」「休みだと知らずに連絡をくれるお客様に失礼がないか心配」…そんな不安を抱えたままでは、せっかくの休暇も心からリフレッシュできません。Google Workspaceには、そんなあなたの代わりに「今はお休みです」と丁寧に伝え、守ってくれる機能が揃っています。仕事納めの日に慌てないよう、今から設定を確認しておきましょう。
これだけはやっておこう！鉄壁の「不在設定」3ステップ
以下の3つを設定するだけで、休暇中の対応はGoogleが自動でやってくれます。
- 【Gmail】「不在通知」で、お客様に安心を届ける
基本中の基本ですが、最も重要です。Gmailの設定から「不在通知」をONにし、期間と件名、本文を設定します。「〇月〇日まで冬季休業です」「緊急のご用件は〇〇まで」といった情報を自動返信することで、送信相手に状況を即座に伝え、無用なトラブルや不安を防ぎます。社内と社外でメッセージを使い分けることも可能です。 - 【カレンダー】「不在」登録で、会議への招待を自動辞退
Googleカレンダーで休暇期間を選択し、予定の種類を「不在」に設定します。これをしておくと、その期間に会議の招待が送られてきても、自動的に「辞退」の返信をしてくれます。「カレンダーを見ずに予定を入れられた！」という事故を、システム側でブロックできます。 - 【Chat】「通知オフ」と「ステータス」で、スマホを鳴らさない
休暇中もスマホに業務チャットの通知が鳴り響いては、休まりません。Google Chatでステータスを「休暇中」に変更し、通知設定を「オフ」にするスケジュールを設定しましょう。自分のアイコンに「🌴（休暇中）」マークが表示されれば、同僚も遠慮して連絡を控えてくれるはずです。
（セイユー独自の視点）「休むこと」も、重要なセキュリティ対策です
実は、長期休暇はセキュリティリスクが高まる時期でもあります。オフィスが無人になり、システム監視の目が行き届かなくなるからです。しかし、Google Workspaceのようなクラウドシステムであれば、物理的なサーバーの電源を気にする必要はありません。
しっかりと不在設定を行い、従業員が会社のシステムにアクセスしない期間を作ることは、不正アクセスやなりすましに気づくための「静寂」を作るという意味でも、有効なセキュリティ対策の一つと言えます。
まとめ：良い仕事は、良い休暇から
デジタルツールを使いこなすということは、24時間働くことではありません。メリハリをつけて、休むべき時にしっかり休める環境を作ることこそが、DXの本来の目的です。
私たちセイユーネットワークシステムは、年内は26日まで営業しております。来年に向けたGoogle Workspaceの活用相談や、AppSheetでの業務改善のご依頼など、駆け込みのご相談もお待ちしております。それでは皆様、良いデジタル・バケーションを！
